interne kommunikation

orientierung bieten im digitalen wandel

die digitalisierung verändert die art, wie wir arbeiten und wie sich unternehmen nach außen präsentieren. doch sie verändert auch die nach innen gerichtete kommunikation in unternehmen: e-mails, newsletter, social intranets, e-magazine, digitale workspaces, onlinemeetings, live-streams, service-chats.

ohne zweifel sind die mehrzahl davon in ihrem unternehmen im einsatz. hinzu kommt eine fülle an persönlicher kommunikation in besprechungen, sitzungen, konferenzen und anderen veranstaltungen.
 

digitalisierung verändert auch die interne kommunikation.
interne kommunikation geschieht in unterschiedlichen formen. geht es das eine mal um information, steht bei anderer gelegenheit der dialog im vordergrund. manches mal wird eine mitteilung vom absender verbreitet (push-kommunikation), ein andermal müssen adressaten aktiv werden und sich informationen holen oder einen dialog starten (pull-kommunikation). ebenso findet interne kommunikation eher formell oder eher informell statt. absender und adressaten können in einem horizontalen oder vertikalen verhältnis zueinander stehen.

jede kommunikationsform wirkt sich ganz unterschiedlich auf die qualität des kommunikationsprozesses aus. bei dieser vielfalt an kommunikationsformen und -instrumenten erstaunt es kaum, dass die interne kommunikation in vielen unternehmen nicht rund läuft.

die bedeutung der internen kommunikation für den erfolg eines unternehmens kann nicht hoch genug eingeschätzt werden.
die nach innen gerichtete kommunikation ist so etwas wie das nervensystem einer organisation. sie schafft die grundlage für das funktionieren des ganzen und sorgt für verbindungen zwischen seinen einzelteilen. denn letztlich sind es menschen, die in einem unternehmen tätig sind. und wir menschen sind soziale wesen, die in beziehung zueinander stehen. und beziehung erfordert kommunikation.

zwar ist der nachweis, welchen beitrag die interne kommunikation zur wertschöpfung in einem unternehmen leistet, nicht ganz einfach zu führen. doch es ist sofort spürbar, dass die wertschöpfungsprozesse erschwert werden, wenn die interne kommunikation nicht funktioniert. dies belegen nicht nur zahlreiche studien, sondern kann wohl von jedem geschäftsführer und jedem mitarbeiter aus eigener erfahrung bestätigt werden.

das magische dreieck der internen kommunikation

die zentrale rolle der internen kommunikation zeigt sich auch, wenn man sie nach den drei prinzipien strategie, struktur und kultur ordnet. diese drei aspekte bilden so etwas wie ein magisches dreieck, das um so erfolgreicher zugunsten des unternehmens wirken kann, je ausgewogener es ist.

unter dem aspekt der strategie stellen sich fragen wie: was brauchen ihre mitarbeiter, um gut arbeiten zu können? welche informationen benötigen sie, um ihre aufgaben gut erfüllen zu können? dabei geht es in erster linie um konzeptionelle planung.

hinsichtlich der struktur stehen fragen im vordergrund wie: wie sind prozesse und aufgaben organisiert? weiß jeder, was seine aufgabe ist? und wodurch seine tätigkeit zur erfüllung der aufgabe beiträgt? hier geht es um die schnittstellen zwischen den unternehmensbereichen und darum, wie diese die funktion* der internen kommunikation erfüllen. außerdem geht es darum, gewisse tätigkeiten und aufgaben zu priorisieren, um den unternehmenszielen zu dienen. (*wir sprechen hier von der ik als funktion, die von allen im unternehmen handelnden ausgeübt wird, und von der institution der ik, also der abteilung/den zuständigen personen.)

schließlich stellen sich mit blick auf die kultur fragen wie: wie soll eigentlich kommuniziert werden? welchen umgang brauchen und wünschen sich ihre mitarbeitenden? welche werte drücken sich in der kommunikation aus? passen sie zu den in leitbildern und imagebroschüren verkündeten?



eine professionelle und zeitgemäße interne kommunikationslandschaft ist die beste vorsorge für veränderungsprozesse.

gerade die dritte dimension, die der kultur, zeigt sehr deutlich, wie eng die interne kommunikation mit der organisationskultur verknüpft ist, denn sie entscheidet über das gelingen der internen kommunikation. ganz besonders relevant ist dies in veränderungsphasen, wenn es darum geht, diese kommunikativ vorzubereiten und zu begleiten. eine professionelle und zeitgemäße interne kommunikationslandschaft ist die beste vorsorge für veränderungsprozesse. steht sie auf einer soliden basis, kann sie flexibel agieren und führungskräften und mitarbeitern sicherheit auch bei schwierigen transformationsprozessen geben.

aus diesen gründen sollten sie ihre interne kommunikation professionalisieren:

wirkungsvolle kommunikation nach innen bedient den informationsbedarf und die kommunikationsgewohnheiten ihrer mitarbeiter.

informierte mitarbeiter können ihre aufgabe besser erfüllen und wollen das auch.

 

effizient arbeitende, zufriedene mitarbeiter sind produktiver, die ergebnisse des unternehmens können sich verbessern.
 

eine professionelle interne kommunikation lässt ihre mitarbeiter ihren eigenen beitrag zum erfolg des unternehmens erkennen.
 

wirkungsvolle kommunikation nach innen bedient den informationsbedarf und die kommunikationsgewohnheiten ihrer mitarbeiter.

eine zeitgemäße interne kommunikation entspricht dem nutzungsverhalten ihrer mitarbeiter und kann so auch die digitale erlebniswelt der mitarbeiter mitgestalten.

eine nach außen gerichtete kommunikation, die immer eng verzahnt ist mit der internen kommunikation, nimmt mitarbeiterinnen und mitarbeiter ernst. und diese bemerken das.

mitarbeitende, die also die ziele, strategien und entscheidungen der geschäftsleitung verstehen, und wissen, wo sie die informationen finden, die sie für ihre aufgaben brauchen, spielen eine wesentliche rolle für den erfolg eines unternehmens. sie sind zufriedener, loyaler sowie produktiver und können ihre rolle als markenbotschafter des unternehmens viel besser wahrnehmen.

aufgaben innerhalb der internen kommunikation

in zeiten digitaler kommunikation kann interne kommunikation längst nicht mehr als top-down-instrument der unternehmensführung verstanden werden. heute geht es um viel mehr als nur darum, verlautbarungen der führungsgremien in die organisation zu tragen und an der basis zu verkünden. interne kommunikation hat heute vor allem drei aufgaben:

  • botschaften des managements auf verständliche weise und zum geeigneten zeitpunkt kommunizieren
  • zwischen den hierarchieebenen und den bezugsgruppen im unternehmen moderieren
  • informations- und wissensströme über grenzen hinweg in bewegung halten und lenken
     

eine zukunftsfähige interne kommunikation muss noch viel stärker als bisher das veränderte informations- und kommunikationsbedürfnis der mitarbeiter bedienen. denn deren anforderungen und mediennutzung haben sich in den letzten jahren deutlich verändert.

digitale medien sind in den meisten fällen soziale medien, leben also von der interaktion und der kommunikation von vielen. damit einher geht ein neues verständnis von beteiligung, mitwirkung und zusammenarbeit. in der modernen arbeitswelt wollen mitarbeiter offenheit und transparenz, sie verlangen nach raum und ressourcen zur idee- und informationsbildung, sie wünschen sich eine diskussionsfreudige unternehmenskultur.

während sich einige teilaufgaben der internen kommunikation auf die mitarbeiterinnen und mitarbeiter beziehen, sind andere eher organisationsbezogene aufgaben. alle zusammen dienen prozessen der integration, transformation und navigation.

während die mitarbeiter eher das operative geschäft beschäftigt, hat die geschäftsführung eher die strategische ausrichtung im blick. eine moderne interne kommunikation schafft eine verbindung zwischen beiden.





interne kommunikation und unternehmenskultur

die kultur eines unternehmens, also alle im miteinander von arbeitgebern und arbeitnehmern gepflegten und gelebten normen, werte und orientierungen, beeinflusst maßgeblich das denken und handeln der beschäftigten in einem unternehmen.

in einer modernen und zukunftsfähigen unternehmenskultur nimmt die offene und durchgängige informationspolitik einen hohen stellenwert ein.

in der praxis heißt das: so früh wie möglich und wo immer es vertretbar ist, sollte wissen mit kollegen und mitarbeitenden geteilt werden. nur so kann es gelingen, menschen aus der passivität zu holen, denn der einzelne wird nur dann bereit sein, verantwortung zu übernehmen, wenn er oder sie über die entsprechende informationsbasis verfügt, um die sinnhaftigkeit des eigenen handelns erfassen zu können.
 

sie bietet orientierung dazu, welches verhalten im unternehmen erwünscht und welches unerwünscht ist.
 

sie ermöglicht komplexitätsreduktion, indem potentielle verhaltensoptionen eingeschränkt werden. so wird schnelles verhalten im sinne der organisation möglich.

sie erlaubt kontinuität und stabilität für das unternehmen.

 

sie stiftet sinn, indem sie fragen nach dem warum beantwortet.

 

instrumente der internen kommunikation

die dadurch in der struktur, strategie und kultur gut verankerte interne kommunikation bedient sich ganz unterschiedlicher instrumente, die eine große bandbreite von formen und medien abdecken. sie reicht von instrumenten, die eher rational funktionieren (z.b. klassische intranet als wissenssammlung), bis hin zu eher emotional  funktionierenden instrumenten (z.b. online-chats mit dem ceo). zugleich fördern einige eher den dialog (z.b. social intranets) während andere in erster linie informationen vermitteln (z.b. newsletter zu projektfortschritten).

klassisch werden die medien der internen kommunikation zudem unterschieden nach den kategorien print, online oder persönlich. in der praxis gibt es immer mehr mischformen, da kaum ein medium ein anderes vollständig ersetzen kann. vielmehr ergänzen sie sich im idealfall und erhöhen so die chance auf gelingende kommunikation.

die genaue verortung eines kommunikationsinstruments hängt enorm von der individuellen kommunikationskultur eines unternehmens ab.

die dadurch in der struktur, strategie und kultur gut verankerte interne kommunikation bedient sich ganz unterschiedlicher instrumente, die eine große bandbreite von formen und medien abdecken. sie reicht von instrumenten, die eher rational funktionieren (z.b. klassische intranet als wissenssammlung), bis hin zu eher emotional  funktionierenden instrumenten (z.b. online-chats mit dem ceo). zugleich fördern einige eher den dialog (z.b. social intranets) während andere in erster linie informationen vermitteln (z.b. newsletter zu projektfortschritten).

klassisch werden die medien der internen kommunikation zudem unterschieden nach den kategorien print, online oder persönlich. in der praxis gibt es immer mehr mischformen, da kaum ein medium ein anderes vollständig ersetzen kann. vielmehr ergänzen sie sich im idealfall und erhöhen so die chance auf gelingende kommunikation.

die genaue verortung eines kommunikationsinstruments hängt enorm von der individuellen kommunikationskultur eines unternehmens ab.





unser angebot für ihre interne kommunikation

wie bringt man nun in diese vielfalt eine für ihr unternehmen passende struktur, in der kommunikationsinstrumente strategisch klug eingesetzt werden und kulturell auf eine weise eingebettet sind, so dass die interne kommunikation wirklich gelingt? wie schafft man eine kommunikationslandschaft, die dazu beiträgt, dass alle ihre aufgabe bestmöglich und zum erfolg ihres unternehmens erfüllen können?

bei der transformation der kommunikationslandschaft in ihrem unternehmen begleiten wir sie von der analyse bis hin zur durchführung über alle maßnahmen hinweg.

wir sorgen für klarheit und orientierung in der fülle der technischen lösungen, damit sie und ihre mitarbeiterinnen mit relevanten inhalten auf den richtigen kanälen besser miteinander kommunizieren und ihre botschaft ankommt.

ein flexibles, agil arbeitendes team aus beratern, digital- und kommunikationsexperten, entwicklern, grafikern und redakteuren entwickelt gemeinsam für sie und mit ihnen

  • eine sinnvolle strategie
  • die passenden strukturen mit geeigneten instrumenten und den dazugehörigen technischen lösungen
  • eine unterstützende kommunikationskultur
     

die technischen lösungen umfassen beispielsweise

  • mitarbeiterzeitung, digital oder print ggf. mit digitalen erweiterungen komplett von der konzeption über die redaktion bis zur produktion
  • intranetlösungen
  • social intranet mit unterschiedlichsten features
  • interne newsletter von der konzeption über redaktion und gestaltung bis zum digitalen versand
     

darüber hinaus bieten wir ihnen auf wunsch auch personelle unterstützung bei der alltäglichen internen kommunikationsarbeit. sprechen sie uns gerne an!

testimonial

haben wir ihr interesse geweckt? wir freuen uns auf ihre kontaktaufnahme.

teresa weber

mitglied der geschäftsleitung

telefon: +49 831 9607290

e-mail: teresa.weber@schmiddesign.de

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